Le guichet unique : pourquoi et comment le mettre en place en mairie ?

Depuis le décret du 7 octobre 2021 portant réforme des règles de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes, de nombreuses communes ont choisi de mettre en place une solution d'affichage légal sur des bornes interactives pour se conformer à l'obligation de dématérialisation.

Un des avantages de ce choix ? La possibilité de s'appuyer sur les investissements techniques de cette solution et de mutualiser les coûts de fonctionnement pour proposer un guichet unique aux citoyens.

Qu'est-ce qu'un guichet unique ?

Un guichet unique est un service de plus en plus prisé par les municipalités pour optimiser leur relation avec les citoyens et faciliter les démarches administratives.

Que ce soit pour prendre un rendez-vous ou accéder directement à une procédure en ligne, une borne interactive est généralement installée dans le hall d'accueil de la mairie. Elle permet d'accueillir les citoyens, de les informer, de les guider, d'accélérer le traitement des démarches mais aussi de rendre l'accès aux services numériques accessible à tous.

Quelles formalités permet le guichet unique ?

Les actes d'état civil

Le guichet unique permet d'informer et de prendre rendez-vous pour des démarches telles que :

• Le renouvellement de la carte nationale d'identité ou du passeport.
• La déclaration de naissance d'un enfant.
• Le recensement.
• Le mariage civil.
• La légalisation d'une signature.

Il est également possible d'accéder à certaines démarches en ligne comme l'inscription sur les listes électorales de la commune pour les nouveaux arrivants.

Le guichet unique permet également aux collectivités de centraliser les demandes de documents, par exemple :

• Copie intégrale d'un acte de naissance, de mariage ou de décès.
• Demande de duplicata d'un livret de famille.
• Certificat de vie.
• Copie certifiée conforme à un document

Les autorisations d'urbanisme

Le guichet unique centralise les informations concernant le bâti :

• Obtention d'un formulaire : déclaration préalable de travaux, demande de permis de construire...
• Demande de rendez-vous avec le service urbanisme de la ville
• Dépôt de dossiers ou de pièces complémentaires relatives à un projet en cours d'instruction.

Les démarches de voirie

• Obtenir des renseignements sur les modalités d'obtention d'un arrêté afin d'entreprendre des travaux ou de déménager
• Consulter le registre des plages pour les doléances.
• Signaler un problème sur l'espace public : nid-de-poule, signalisation, éclairage...

Comme nous l'avons vu, le guichet unique permet de faciliter la communication entre la mairie et les citoyens sur de nombreux sujets. Cette liste n'en reste pas moins non exhaustive, elle doit être adaptée en fonction des demandes et besoins. De nombreuses autres démarches peuvent également être intégrées : inscriptions des enfants à l'école publique, gestion des inscriptions au périscolaire, candidature aux offres d'emploi de la commune...

Comment mettre en place un guichet unique en 7 étapes ?

1. Évaluer les besoins des citoyens

Analysez les besoins des citoyens afin de choisir les services à proposer via le guichet unique. Pour cela, vous pouvez tout d'aborder identifier les démarches administratives les plus fréquemment réalisées par les habitants de votre commune.

2. Impliquer les services concernés

Identifiez les services de la mairie qui seront concernés par le guichet unique. Impliquez le personnel de ces services pour déterminer comment automatiser les procédures et traiter les demandes.

3. Adapter les formulaires et les procédures

Adaptez les formulaires administratifs et les services en ligne existants pour qu'ils soient adaptés à un usage interactif. Soignez les détails pour assurer une bonne expérience utilisateur et faciliter la saisie des informations.

4. Créer du contenu 

Détaillez les procédures administrative proposée sur le guichet unique étape par étape. Proposez une aide en ligne avec des explications à chaque étape. Indiquez les documents nécessaires et les délais de traitement.

5. Former le personnel

Il est essentiel que le personnel de la mairie soit formé à l'utilisation de la solution d'affichage interactif. Leur rôle est d'être en mesure d'accompagner les administrés en cas de besoin, de résoudre les éventuels problèmes techniques et de fournir une assistance efficace lors des démarches administratives.

6. Communiquer

Communiquez largement sur la mise en place du guichet unique auprès des habitants. Utilisez les différents canaux de communication, tels que le site internet de la mairie, les réseaux sociaux, les panneaux d'affichage...

7. Améliorer en continu

Assurer un suivi régulier et une évaluation continue du fonctionnement du guichet unique.  Sollicitez l'avis des utilisateurs et effectuez les ajustements nécessaires afin d'améliorer l'efficacité du service.

Touchify, des solutions adaptées aux collectivités

Notre logiciel d'affichage permet de répondre aux nombreux défis des collectivités qui souhaitent se digitaliser, que ce soit par l'affichage dynamique, les expériences interactives ou la dématérialisation de l'affichage légal :